Unser Online-Ticketing-Tool ermöglicht es Ihnen, alle Eventphasen (von dr Vorbereitung bis zur Post-Match-Phase) in einem Tool abzubilden.
Dabei kann die Vergabe der Tickets sportart-, vereins- und wettbewerbsübergreifend durchgeführt werden. Aus der Praxis wissen wir, dass bspw. der Personenkreis für die Einladung zu einen Bundesliga-Spiel ein anderer sein kann als für Spiel in der UEFA Champions-League. Wir haben unser Tool in der Praxis für Kunden eingesetzt, die in mehreren Vereinen der Fußball-Bundesliga aktiv waren und diverse Kundengruppen mit ihren Sponsoren-Tickets in unterschiedlichen Stadionbereichen bedient haben.
Ebens ist es möglich, bspw. für den Vertrieb bereits im Vorfeld eine Saisonplanung vorzunehmen und die Vergabe der Tickets bespw. nach Vertriebsregionen auszurichten. Unabhängi davon kann das Tool aber auch weitere Zielgruppen mit Kontingenten bedienen – je nach Bedarf und Anforderung.
Die Flexibilität und Individualisierbarkeit des Tool hat dabei gezeigt, dass wir auf nahezu jede Anforderung schnell reagieren können und Unternehmensprozesse so anpassen können, dass Transparenz und Nachweisbarkeit sowie ein hohes Maß an Kundenerlebnis zustand kommen.
Vorbereitung (zu Saisonbeginn)
Zu Saisonbeginn werden alle erforderlichen Schritte zur Vergabe der Sponsorentickets angelegt. Dazu können zählen:
- Definition der Sportarten
- Definition der Vereine
- Definition der Wettbewerbe
- Kontingente pro Wettbewerb (z.B. reguläre Eintrittskarten und/oder VIP-Tickets)
Definition der Ticketempfänger. Dazu können zählen:
- Kunden
- Mitarbeiter
- Vorstand oder weitere Führungsebenen
- Gewinner
- weitere Zielgruppen
Pre-Match-Phase
In dieser Phase werden aus dem Online-Ticketing-Tool alle Tätigkeiten erledigt, die für die Vergabe der Tickets notwendig sind. Dazu zählen:
- Versand der Einladungen
- Anmeldung der Gäste (immer unter Vorbehlat) über frei gestaltbare Landing-Page
- Vergabe der Tickets und Parkscheine im Online-Ticketing-Tool
- Prüfung und Freigabe der Dateneingabe (bspw. durch Compliance oder Vertrieb)
- Versand der Tickets und ggf. Parkscheine sowie weitere Informationen zum Event
- Auf Wunsch: weitere Abfragen (bspw. zur Anreise, Übernachtung, Lebensmittelunverträglichkeiten, etc.) oder Versand von weiteren Informationen (z.B. Anfahrtsbeschreibung).
Wichtig dabei:
- Alle relevanten Arbeiten werden in einem Tool erledigt. Die komplette Customer Journey wird dabei im Tool erledigt.
- Eine frei definierbare Rollen- und Rechtevergabe ermöglicht einen indivdualisierten Zugriff auf die Daten pro User.
- 24/7-Verfügbarkeit der Daten. Immer aktuell und immer Transparent.
- Nachladungen /bspw. bei Absagen) können direkt im System vorgenommen werden.
Match- und Post-Match-Phase
Match-Phase (am Spieltag)
- Ihr Gäste haben bereits alle notwendigen Unterlagen erhalten.
- Optionale können Sie Ihre Gäste vor Ort einchecken. Somit haben Sie die vollständige Kontrolle über die Anwesenheit ihrer Gäste.
- Nach dem Spiel können weitere Abfragen (bspw. eine Umfrage zum Eventbesuch) versendet werden.
Post-Match-Phase:
- Der Spieltage wird abgeschlossen und ggf. relevante Daten (z.B. No-Shows) werden zentral im Tool erfasst.
- Der Spieltag wird abgeschlossen undarchiviert. Alle eventspezifischen Daten sind somit für die Nachweispflicht an einer zentralen Stelle gespeichert und können jederzeit abgerufen werden.
FAQ
häufig gestellte Fragen
Muss für das Online-Ticketing-Tool eine Installation beim Unternehmen erfolgen?
Nein. Das Tool ist online-basiert. Eine Installation einer Software auf den Unternehmensservern ist nicht notwendig.
Ist das Tool DSGvO-konform?
Ja. Wir halten alle vorgaben der DSGvO ein – somit ist das Tool DSGvO-konform. Die Daten werden dabei auf Servern in Deutschland gehostet. Zu können innerhalb der Kundenabfragen Fragen zum Thema Datenschutz implemetiert werden und somit unternhemenskonorm abgebildet werden
Was kostet das Tool?
Da wir uns im Zuge der Entwicklung auf die Fahnen geschrieben haben, das Tool optimal auf unsere Kunden anzupassen, kann das nicht pauschal gesagt werden. Grundsätzlich werden Implemtierungs- und Einrichtungskosten entstehen, die stark von Ihren indivduellen Bedürfnissen abhängen.
Des weiteren empfehlen wir Schulungen für die betreffenden Mitarbeiter, die mit dem Tool arbeiten werden (alernativ können auch wir für Sie diese Arbeiten übernehmen).
Weitere Kostenfaktoren sind Lizenzgebühren sowie die Kosten für Hosting und Pflege.
Wie kann ich verhindern, dass meine Mitabeiter alle Daten im Tool sehen können?
Das Tool verfügt über eine ausgeklügelte Rollen- und Rechtevergabe. Wenn mehrere Personen im Tool arbeiten kann der Adminstrator dezidiert die Zugriffsrechte der Mitarbeiter einschränken (bspw. nur bestimmte Bereich sichtbar machen oder lediglich leserechte einräumen). Gerne können wir dies bei einem persönlichen Termin im Detail erklären.
Wie werden unsere Eintrittskarten ins System integriert?
Am einfachsten ist der Import der Tickets (und Parkscheine) als PDF. Unser Tool verfügt über eine KI, die Tickets automatisch trennt. Im Zuge der Trennung werden das Datum, die Partie sowie die Merkmale des Sitzplatzes automatisch extrahiert und und in einen Sitzplan umgewandelt. Somit können Sie später ihre Gäste einfach per Drag&Drop auf den ensprechenden Sitzplatz ziehen und ihm somit ein Ticket zuweisen. Dieses Ticket ist dann automatisch mit dem Gast verbunden und kann im weiteren Verlauf des Prozesses an den Gast versendet werden.
Alternativ können die Tickts auch klassisch per Upload als Dokument in die Toolbox geladen werden.